Eindejaarsprocedure Exact Globe

Einde van het jaar in zicht? Dan staan niet alleen de feestdagen, maar ook de eindejaarsverwerking voor uw administratie voor de deur.

Ga naar www.exact.nl/eindejaarsverwerking en bekijk per Exact product het stappenplan en/of de instructievideo’s.

Bron: Eindejaarsverwerking – Exact Software

Exact Globe Next / Exact Compact

Het eindejaarswerk in Exact Globe stelt weinig voor; feitelijk kunt u gewoon doorwerken.

Afhankelijk van uw keuzes bij de inrichting van de administratie kan het wel nodig zijn enkele instellingen te controleren en eventueel aan te passen aan het nieuwe jaar:

Periode-datumtabel

In menu ‘Systeem / Algemeen / Instellingen / Algemene-instellingen’ kunt u in de periode-datumtabel nieuwe boekjaren aanmaken. Dat kan en mag ook alvast voor meerdere toekomstige jaren.

Perioden sluiten

Het is verstandig in de dagboeken alle perioden van het oude jaar te sluiten, ook via het onderhoud van de periode-datumtabel. Zolang er nog inkoopfacturen met een factuurdatum in het oude jaar ontvangen worden, moet natuurlijk het inkoopboek nog wel geopend blijven, en een memoriaalboek heeft u waarschijnlijk ook nog nodig, maar vooral de dagboeken waarin door Exact automatische boekingen worden gegenereerd, zoals voorraadmutaties kunt u het beste direct sluiten. Dit heeft bijvoorbeeld grote invloed op de voorraadwaardering en herwaardering.

Standaard boekjaar

Via de knop ‘Instellingen’ bij het onderhoudsscherm voor de periode-datumtabel kunt u het nieuwe standaard boekhaar instellen.

Nummering

Hoewel het niet verplicht is, is het bij veel bedrijven gebruikelijk om het jaartal op te nemen in de nummering van documenten. In Exact kunt u deze nummering aanpassen via de volgende menu’s:

1. ‘Systeem / Algemeen / Instellingen / Nummerinstellingen’
2. ‘Systeem / Financieel / Dagboeken’

Voorraden tellen

Met behulp van de tellijsten kunt u de voorraadtellingen registreren en later in Exact boeken. Aandachtspunten daarbij:

1. Houdt bij het tellen goed in de gaten welke artikelen volgens Exact nog op voorraad liggen en welke zijn verbruikt voor productie. Afhankelijk van uw keuze om met of zonder backflushing te boeken kan dit afwijken van de werkelijke voorraadaantallen in het magazijn.
2. Voer de telling in op de datum waarop daadwerkelijk geteld is, zodat voorraadmutaties die daarna zijn geboekt, goed worden verrekend.
3. Maak een bewuste keuze voor de te boeken herwaarderingsrekening (achteraan bij de invoer van tellingen). Standaard kiest Exact voor de rekening kostprijs verkopen van de betreffende artikelen, maar met behulp van het vinkje rechtsboven kunt u zelf een andere rekening selecteren, bijvoorbeeld een aparte voorraadherwaarderingsrekening (zie verder de documentatie over voorraadwaardering en herwaardering).

Roosters

De roosters voor de medewerkers kunnen voor het nieuwe jaar gegenereerd worden via menu ‘Salaris / Personeel / Onderhouden’ of menu ‘Systeem / HR & Beveiliging / Medewerkers’, afhankelijk van uw licentie. Genereer de nieuwe roosters met de knop ‘Genereren’. Dit kan enige tijd vergen.

Financieel resultaat

Het financiële resultaat blijft in Exact Globe ‘gewoon’ op de W&V rekening van het oude jaar staan, totdat u Exact opdracht geeft de saldi van de W&V rekeningen over te boeken naar een resultaatrekening in de Balans. Dit doet u (per boekjaar) via menu ‘Systeem / Financieel / Verwerken Resultaat’. Zolang deze actie niet is uitgevoerd verschijnt het saldo van het oude jaar als een aparte blauwe regel onderaan de balans als ‘Resultaat vorige boekjaren’, wanneer de balans met een balansdatum in het nieuwe jaar wordt opgevraagd. U hoeft het resultaat daarom niet direct te verwerken, en u kunt dit zelfs meerdere keren doen, bijvoorbeeld begin januari en later nogmaals wanneer de correcties van de accountant zijn geboekt.